3. 스프레드시트 기능  

  엑셀의 가장 대표적인 기능은 스프레드시트 기능이다. 사용자는 워크시트에서 정보의 입력, 변환, 삭제 및 추가, 공식의 활용, 정보의 서식화 등 다양한 활용이 가능하다.

1) 자료의 입력

(1) 자료의 입력, 추가, 삭제

    ① 키보드나 마우스를 활용하여 입력을 원하는 셀로 이동하여 자료를 타이핑하면 되고, 엔터키를 누르면 자동으로 입력내용이 저장된다.

    ② 자료의 수정/추가 : 자료의 수정/추가를 원하는 위치로 이동한 후 수식입력 줄에서 해당자료를 수정/추가하거나 해당 셀을 두 번 클릭하여 활성화한 후 이동키를 이용하여 자료를 수정/추가할 수 있다.

    ③ 입력한 내용 삭제 : 해당 셀로 이동한 후 Del키를 누른다.

(2) 셀 선택

  원하는 셀을 마우스로 드래그하거나 화살표키를 이용하여 이동한다.

    ① 여러 개의 이웃한 셀의 선택 : Shift키를 누른 상태에서 선택하고자 하는 집단의 첫번째 셀을 선택한 다음 마지막 셀을 선택하거나 마우스를 첫 번째 셀에서 마지막 셀로 드래그한다.

    ② 여러 개의 이웃하지 않는 셀의 선택 : Ctrl키를 누른 상태에서 첫번째 셀을 클릭하고 원하는 다른 셀을 클릭한다.

(3) 행과 열의 선택

    ① 셀 범위의 선택 : 범위를 선택할 시작 셀에서 마우스로 해당 셀을 클릭하고 범위의 마지막 셀로 마우스를 드래그한다.

    ② 전체 워크시트 선택 : 제어 메뉴상자를 클릭하거나 <Ctrl+Shift+Space>키를 누른다.

    ③ 전체 행 또는 열 선택 : 행 머리글이나 열 머리글을 클릭한다.

2) 자료의 편집, 이동, 복사

(1) 자료의 편집

  편집하려는 셀을 선택하고 마우스 포인터를 두 번 클릭하거나 또는 수식입력줄을 활성화하여 자료를 수정할 수 있다.

(2) 자료의 이동

  원하는 자료를 이동시키기 위해서는 이동대상 자료를 선택하고 도구모음의 잘래내기 버튼이나 편집 메뉴에서 잘라내기 명령어를 선택한 후 이동을 원하는 위치로 이동하여 붙여넣기 버튼이나 붙여넣기 명령어를 실행한다.

(3) 자료의 복사

  원하는 자료를 복사하기 위해서는 이동대상 자료를 선택하고 도구모음의 복사 버튼이나 편집 메뉴에서 복사 명령어를 선택한 후 이동을 원하는 위치로 이동하여 붙여넣기 버튼이나 붙여넣기 명령어를 실행한다.

(4) 선택하여 붙여넣기

  셀을 복사한 후 편집 메뉴에서 선택하여 붙여넣기 명령어를 선택하면 다양한 옵션으로 선택하여 붙여넣기를 수행할 수 있다.

3) 수식, 공식의 활용

(1) 수식의 형식

  수식은 등호로 시작하며 함수명, 참조범위 또는 범위이름 및 연산자의 결합으로 구성된다. 함수는 엑셀에 사전 설정되어 있으며 일반적인 연산자 우선순위가 적용된다. 수식은 수식 입력줄이나 해당 셀에서 입력할 수 있으며 반드시 ‘=’로 시작하여야 한다.

(2) 함수마법사를 사용한 공식의 생성

  엑셀에서는 수백 개의 함수를 포함하며 도구모음의 함수마법사 버튼을 사용하여 다양한 공식을 적용할 수 있다. 예를 들어 체육학과 학생들의 100M 달리기의 평균 기록을 구하기 위해서는 평균기록이 나타날 셀을 선택하고 함수마법사 1단계 상자에서 해당 함수를, 2단계 상자에서 해당범위를 선택하여 공식을 생성하고 연산을 하게 된다.

(3) 상대/절대참조

  셀의 복사시 상대참조는 해당되는 영역에 맞도록 자동으로 조절되나 절대참조는 복사 및 이동시에도 늘 동일한 셀을 참조한다.

(4) 자동합계의 계산

  합계를 계산하고자 하는 셀에서 도구모음의 자동합계 버튼을 클릭하면 합계할 범위가 자동으로 설정된다. 해당범위가 맞을 경우 마우스를 클릭하면 자동으로 합계를 계산하여 준다.

4) 데이터 채우기

(1) 연속데이터 채우기

  연속되는 값을 갖는 셀 또는 셀 범위를 선택하고 채우기 조정자를 원하는 방향으로 드래그하면 데이터가 연속해서 증가하면서 셀이 채워지게 된다.

(2) 추세반영 채우기

  선형추세, 급수추세를 반영하고자 할 때에는 추세를 반영하고자 하는 셀 또는 범위를 선택하고 오른쪽 마우스 버튼을 누른 채 채우기 조정자를 원하는 영역만큼 드래그한 후 나타나는 단축키 메뉴에서 선형추세, 급수추세 중 원하는 것을 선택하면 된다.

(3) 자동채우기 사용자정의

  도구 메뉴에서 옵션 명령어를 선택하고 사용자정의 목록탭에서 원하는 연속데이터에 대한 자동채우기를 사용자 정의할 수 있다.

5) 자료의 서식화

  엑셀에서 문자, 숫자, 그래픽, 차트 및 개체 등을 포함하는 모든 대상에 대하여 글꼴, 맞춤, 색, 괘선, 무늬 및 다양한 형태의 서식을 지정하여 최적의 통합문서 작성을 지원한다. 서식을 위해서는 서식 도구모음이나 서식 메뉴의 셀 명령어를 사용한다.

(1) 열너비/행높이 조정

  열 머리글이나 행 머리글 사이에 마우스를 위치시키고 원하는 방향으로 드래그한다. 해당 경계선을 두번 클릭하면 최적 너비로 조정되며 단어보호 옵션을 선택할 경우 해당 셀을 초과한다면 자동으로 줄바꿈하게 된다.

(2) 맞춤

  왼쪽, 오른쪽, 가운데 선택영역의 버튼을 클릭하여 자료에 대한 맞춤을 설정한다.

(3) 글꼴

  글꼴 및 글꼴크기 대화상자나 굵게, 기울임꼴, 밑줄 버튼 또는 셀서식 대화상자의 글꼴탭의 옵션을 사용하여 설정한다.

(4) 괘선, 무늬, 색

  괘선, 무늬, 색 버튼이나 셀서식 대화상자의 괘선, 무늬탭을 활용한다.

(5) 숫자표시 서식

  서식 도구모음의 통화 유형지정, 백분율 유형지정, 콤마 유형지정, 소수 자릿수 늘리기/줄이기 버튼 또는 셀서식 대화상자의 표시형식탭을 사용하여 숫자표시서식을 설정한다.

(6)자동서식을 활용한 서식

  서식 메뉴에서 자동서식 명령어를 선택하여 엑셀에서 사전에 설정해 놓은 서식으로 자료를 작성할 수 있다.

(7) 유형 작성

  유형은 표시형식이나 여러 가지 서식과 관련된 것으로 서식 메뉴에서 셀을 선택하여 선택된 내용을 한 묶음으로 정리한 것이다. 서식 메뉴에서 유형 명령어를 선택하고 유형 이름상자에 유형을 입력한 후 필요시 유형상자에서 원하는 유형이름을 선택하면 된다.

6) 셀/행/열/워크시트의 차트 삽입, 삭제, 이동, 복사

(1) 셀/행/열의 삽입

  삽입을 원하는 만큼의 셀/행/열을 선택하고 삽입 메뉴의 셀/행/열 명령어를 선택하면 원하는 위치에 셀/행/열을 삽입할 수 있다.

(2) 셀/행/열의 삭제

  삭제할 대상을 선택하고 편집 메뉴에서 삭제 명령어를 사용하여 셀/행/열을 삭제한다.

(3) 시트삽입

    ① 단일시트 삽입 : 시트탭을 선택하고 삽입 메뉴에서 워크시트를 선택한다.

    ② 복수시트 삽입 : Shift키나 Ctrl키를 누르고 원하는 만큼의 시트탭을 선택한 후 삽입 메뉴에서 워크시트 명령어를 선택한다.

(4) 시트의 이동

  원하는 만큼의 시트를 선택하여 원하는 위치로 드래그하면 된다.

(5) 시트의 복사

  복사를 원하는 시트를 선택하고 Ctrl키를 누른 후 새로운 위치로 드래그한다.

(6) 시트의 이름변경

  변경을 원하는 시트탭을 두 번 클릭한 다음 나타나는 대화상자에서 시트이름을 변경한다.

7) 자료의 찾기와 바꾸기

  워크시트상의 자료값이나 수식이 있는 셀참조와 범위 이름에 포함된 문자열의 위치를 찾기 위해서는 편집 메뉴에서 찾기 명령어를, 찾은 문자열을 새로운 입력값으로 대체하기 위해서는 편집 메뉴에서 바꾸기 명령어를 사용한다.

8) 워크시트의 분석

  엑셀에서는 워크시트 상의 자료간의 관계를 분석하기 위한 분석 기능을 포함한다. 사용자는 분석 도구모음을 활용하여 참조하는 셀추적, 참조되는 셀추적, 참조하는 연결선 삭제, 참조되는 셀 연결선 삭제, 연결선 모두 삭제, 오류추적, 정보창 기능을 사용할 수 있다.

9) 윤곽 설정

(1) 윤곽 설정

  데이터 메뉴에서 그룹과 윤곽설정 명령을 선택한 후 자동 윤곽 명령을 선택하거나, 설정 명령어를 선택한 후 윤곽 대화상자에서 방향 및 자동유형 옵션을 선택하고 작성 명령을 누르면 된다.

(2) 윤곽 수준 변경

  설정된 윤곽 수준을 변경하려면 ‘+’표시로 나타난 윤곽 수준 축소 버튼이나 ‘-’로 표시된 윤곽 수준 확대 버튼을 클릭하면 된다.

(3) 윤곽 삭제

  윤곽을 지우려는 행이나 열을 선택하고 데이터 메뉴에서 그룹과 윤곽설정 명령을 클릭한 다음 윤곽지우기 명령을 선택한다.

10) 추가 기능

(1) 철자 검사

  원하는 정보의 철자가 올바른지를 검사하려면 해당범위를 선택하고 도구 메뉴에서 철자검사 명령어를 선택하거나 도구모음의 철자검사 버튼을 클릭하면 된다.

(2) 서식복사

  복사하려는 서식이 있는 셀을 선택하고 서식복사 버튼을 누른 후 서식을 붙여 넣을 영역으로 마우스를 이용하여 드래그한다.

(3) 실행 명령의 취소/반복

  현재 실행한 명령이 잘못된 경우 이를 취소하기 위해서는 편집 메뉴의 실행취소 명령을 수행하고 같은 명령을 반복하기 위해서는 편집 메뉴의 반복 명령어를 사용하면 된다.

(4) 메모

  실행 셀에 대하여 특정한 설명을 덧붙이기 위해서는 해당 셀을 선택한 후 삽입 메뉴에서 메모 명령어를 선택하여 이 때 나타나는 대화상자에서 메모내용을 입력하면 된다.

(5) 행과 열의 고정

  워크시트의 입력내용이 너무 많아서 특정한 행 또는 열을 고정적으로 화면에 나타내면서 워크시트 화면을 스크롤하고자 할 때에는 수평/수직 창유리 분할자를 사용하여 고정시키고자 하는 행과 열로 이동하면 된다.

(6) 셀 구분선 삭제

  화면상에 나타난 셀 구분선을 삭제하기 위해서는 도구 메뉴에서 옵션 명령을 선택하고 화면 표시탭에서 셀 구분선 확인란을 선택 취소하면 된다.